Samodzielne stanowisko ds. archiwum

Zbigniew Czechowski
archiwista
tel. (52) 395 48 58
Pokój nr 01

Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego należy:

1. bieżąca kontrola prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
2. przejmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji:
   a) spraw zakończonych, z poszczególnych komórek organizacyjnych,
   b) niearchiwalnej, po jednostkach organizacyjnych Gminy, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór była Gmina,
   c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
   d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych,
3. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4. prowadzenie skontrum dokumentacji,
5. porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
6. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
7. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
8. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
9. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
10. przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
11. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.