Samodzielne stanowisko ds. archiwum
Zbigniew Czechowski
archiwista
tel. (52) 395 48 58
Pokój nr 01
Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego należy:
- bieżąca kontrola prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
- przejmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji:
- spraw zakończonych, z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- niearchiwalnej, po jednostkach organizacyjnych Gminy, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór była Gmina,
- na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
- elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych.
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, prowadzenie skontrum dokumentacji,
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.