Archiwum Urzędu Miejskiego w Czersku
Osoba odpowiedzialna - Joanna Blumowska - Hatta (pokój nr 41)
tel. (0-52) 395-4859
INSTRUKCJA
W SPRAWIE ORGANIZACJI
I ZAKRESU DZIAŁANIA
ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
URZĘDU MIEJSKIEGO
W CZERSKU
I. Ustalenia wstępne
§ 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego aktowego w Urzę-dzie Miejskim w Czersku oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnym i doku-mentacją niearchiwalną powstającą w związku z działalnością Urzędu Miejskiego i dokumenta-cją nadsyłaną do Urzędu Miejskiego w Czersku, a w szczególności tryb postępowania z ak-tami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania, udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania .
§ 2. Podstawy prawne działania archiwum zakładowego stanowią:
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst jednolity Dz. U. z 2002 Nr 171, poz. 1396 z późn. zmianami);
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywa-nia materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375);
3) Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz.U. Nr 41, poz.217);
4) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694);
5) Ustawa z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5 , poz. 24 z późniejszymi zmianami ) ;
6) Ustawa z dnia 29 września 1996 r. o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926);
7) Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198)
§ 3. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
§ 4. Kontrolę nad postępowaniem z dokumentacją przechowywaną w archiwum zakładowym sprawuje sekretarz Urzędu Miejskiego w Czersku.
II. Przedmiot instrukcji
§ 5. Przez użyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się:
1) jednostka organizacyjna - Urząd Miejski w Czersku;
2) komórka organizacyjna - wydział organizacyjno-prawny Urzędu Miejskiego;
3) akta - wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księ-gowa, statystyczna, i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym;
4) kierownika archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć pracownika któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie;
5) archiwum - należy przez to rozumieć archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Czer-sku;
6) Archiwum Państwowe -Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Dworcowa 65;
7) jednolity rzeczowy wykaz akt -jednolity rzeczowy wykaz wprowadzony rozporządze-niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancela-ryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112 poz. 1319 z późn. zmianami )
8) instrukcję kancelaryjną- instrukcję kancelaryjną wydaną wyżej wymienionym przepi-sem.
III. Podział dokumentacji
Dokumentacja powstająca (nadsyłana i składana) w toku działalności jednostki organiza-cyjnej z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
§ 6. Materiały archiwalne
Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, doku-mentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, na-grania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarza-nia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne sta-nowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.
§ 7. Dokumentacja inna, niż wymieniona w § 6. to dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania.
§ 8. Oznaczenie kategorii dokumentacji
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
1) symbolem „A” oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne;
2) symbolem „B” oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu prze-chowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez doku-mentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla ce-lów kontrolnych;
b) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przeka-zywana na makulaturę;
c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację , która po upływie obowiązującego okre-su przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znacze-nie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem doku-mentacji za materiały archiwalne.
3) W szczególnie uzasadnionych wypadkach Archiwum Państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ppkt. 2), lit. a), uznając je za materiały archi-walne.
4) Materiały archiwalne („A”) przechowuje się w archiwum przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego.
5) Dokumentację niearchiwalną archiwum przechowuje przez okres ustalony dla tej do-kumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
IV. Organizacja archiwum
Archiwum stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Wydziału Organizacyjno - Prawnego Urzędu Miejskiego w Czersku
V. Lokal archiwum i jego wyposażenie
§ 9. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym wymogom:
1) pomieszczenia archiwum zakładowego winny mieścić się w zasadzie na parterze lub I piętrze;
2) lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami
szkodliwymi wpływającymi na stan akt, jak i na stan zdrowia pracownika w nim
zatrudnionego;
3) okna archiwum winny być zakratowane (kratami rozsuwanymi umożliwiającymi
ich otwarcie i ewakuację zasobu archiwalnego w przypadku zagrożenia);
4) drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne
zamki i urządzenie do zakładania plomby plastelinowej;
5) instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki powinny
być w kloszach. Punkty oświetleniowe muszą być usytuowane w przejściach między
regałami;
6) lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego,
przede wszystkim w gaśnice proszkowe;
7) archiwum powinno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności powie-
trza;
8) w magazynie nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych;
9) podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn powinny być przystoso-
wane do łatwego utrzymania czystości;
10) pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i higrometr
dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza
w magazynie powinna mieścić się w granicach od 16oC do 18oC, natomiast
wilgotność w granicach 55 - 65 %;
11) magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały metalowe,
szafę na środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno
- biurowe;
12) regały należy ustawiać prostopadle do okien, a w przypadku innego ustawienia,
okna należy zasłonić lnianymi zasłonami, chroniącymi akta przed zbytnim nasło- necznieniem. Odstępy między regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm.
Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą.
Odległość pomiędzy dokumentacją ustawioną na górnej półce a sufitem po-
winna wynosić co najmniej 15 cm. Regały należy ponumerować cyframi rzym-
skimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi;
13) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmio-
tów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
VI. Zakres działania archiwum
Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (akta kat. arch. „A”) i dokumentację niear-chiwalną (akta kat. arch. „B”), o których mowa w rozdz. III.
§ 10. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpo-wiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz w uzasadnionych przypadkach porządkowanie dokumentacji,
3) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5) przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum
Państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,
6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz
przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim
uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego.
VII. Personel archiwum
§ 11. Odpowiedzialność
Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.
§ 12. Przygotowanie zawodowe
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać co najmniej średnie wykształ-cenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych (kurs archiwalny), odpowiednio udokumentowane.
§ 13. Obowiązki
Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy:
1) prowadzenie prac wymienionych w rozdziale VI;
2) znajomość struktury organizacyjnej własnej jednostki organizacyjnej oraz instrukcji kan-celaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i za-kresu działania archiwum zakładowego.
VIII. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum
§ 14. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych (wydziałach), na samodziel-nych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym. W komórkach organizacyjnych przecho-wuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego -przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
Po roku od daty ostatecznego załatwienia sprawy dokumentacja z komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy jest przekazywana do archiwum zakładowego. Sposób przeka-zywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.
§ 15. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:
1. kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym;
2. przejęcia akt powinny odbywać się w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, sporządzonego przez komórkę zdającą odrębnie dla przekazywanych akt kat. arch. „A” i kat. arch. „B”. Spisy zd.-odb. akt kat arch. „A” spo-rządza się w 4 egzemplarzach, a kat. arch. „B” w 3 egzemplarzach, z czego 2 pozostają w archiwum zakładowym, 3-ci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca akta, a 4 egzem-plarz spisów akt kat. arch. „A” przekazuje się raz w roku do Archiwum Państwowego.” (wzór: załącznik nr 1 -Pu-A-30). Na wszystkich spisach zdawczo - odbiorczych umiesz-cza się datę przejęcia akt do archiwum zakładowego, podpis osoby przekazującej akta oraz podpis archiwisty zakładowego, który akta do archiwum przyjął.
Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opraco-wuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek.
IX. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum
§ 16. Przechowywanie akt
1) Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami
oznaczonymi cyframi arabskimi.
2) W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
układa się według komórek organizacyjnych, bądź według kolejnych numerów spisów zdawczo - odbiorczych. Materiały archiwalne (kat. „A”) układa się na osobnym regale (półce).
§ 17. Spisy zdawczo- odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo- odbiorczych w kolej-ności wpływu i nadaje się im numery bieżące , przez cały okres działania danej jednostki organi-zacyjnej ( np. ostatni spis zdawczo- odbiorczy zarejestrowany w 2002 r. ma numer 45, pierwszy zarejestrowany w 2003 r. numer 46).
§ 18. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe nadaje przyjmowanym teczkom sygnatury archiwalne. Sygnatura archiwalna składa się z dwóch elementów np. 46/2, gdzie 46 oznacza nu-mer spisu zdawczo - odbiorczego z wykazu spisów zdawczo- odbiorczych, a 2 numer danej teczki w tym spisie zdawczo- odbiorczym.
§ 19. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe może odmówić przejęcia dokumentacji z komórek organizacyjnych w następujących przypadkach:
1) jeżeli stwierdza , że akta nie zostały uporządkowane i opisane zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,
2) gdy stwierdza, że w spisach zdawczo - odbiorczych są błędy lub niedokładności.
§ 20. O zaistniałej sytuacji pracownik archiwum zakładowego zawiadamia swojego bezpośred-niego przełożonego.
§ 21. Środki ewidencyjne
Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1) spisy zdawczo - odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organiza-cyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych, drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla po-szczególnych komórek organizacyjnych, a trzeci egz. spisów kat. archiwalnej „A” prze-syła się raz w roku do Archiwum Państwowego (wzór załącznik Nr 1 - druk Pu-A-30),
2) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych służący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo - odbiorczych (wzór załącznik Nr 2 - druk Pu-A-31),
3) karty udostępniania akt (wzór załącznik Nr 3 - druk Pu-A-32),
4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
5) spisy zdawczo - odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Pań-stwowego (załącznik Nr 6),
6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchi-walnej przeznaczonej na makulaturę (wzór załączniki Nr 4 i 5 - druki Pu-A-33-a i Pu-A-34).
X. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum
§ 22.Udostępnianie akt
Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo - badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
§ 23. Udostępnianie akt dla celów służbowych
Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wy-pełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalen-darzowego i przechowywać przez okres dwóch lat od chwili zwrotu wypożyczonych akt.
§ 24. Udostępnianie akt dla celów naukowo - badawczych i innych
Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach okre-ślonych w odrębnych przepisach. Udostępnianie akt dla innych podmiotów niż pracownicy Urzędu odbywa się wyłącznie za zgodą kierownika jednostki.
§ 25. Miejsce udostępniania i korzystania z akt
Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby
odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartono-wą zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt.
§ 26. Odpowiedzialność za udostępnione akta
Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im
akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
§ 27. Odbiór udostępnionych akt
Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na
karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta.
§ 28. Wypożyczanie akt poza lokal archiwum
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta
mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.
§ 29. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:
1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje również wypoży-czający i jego bezpośredni zwierzchnik.
2) Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce za-gubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce,
3) kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności służbowej lub karnej.
XI. Wydzielanie dokumentacji
§ 30. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe do-konuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:
1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. „A”), podlegającej przekazaniu do Archiwum Państwowego,
2) wydzielenie dokumentacji niearchialnej na makulaturę,
3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” przeznaczonej do ekspertyzy.
§ 31. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację
O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przeło-żonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt.
Skład komisji ustala kierownik jednostki organizacyjnej. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organi-zacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakła-dowe.
§32. Zadania komisji
Do zadań komisji należy:
1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania,
2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której czasokres przecho-wywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach,
3) sporządzanie spisów akt kat. arch. „BE”, których okres przechowywania już minął.
§ 33. Zmiana kwalifikacji akt przez komisję
Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. „A”), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat. „B”) do kat. „A” w porozumieniu z wła-ściwym Archiwum Państwowym oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchi-walnej (wydłużyć lub skrócić o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami).
XII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum
Państwowego
Archiwum zakładowe, po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym, może przekazać własne mate-riały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.
§ 34. Sposób przekazywania
Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale XII, przekazuje się do Archiwum Państwowego na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych materiałów archiwalnych przekazy-wanych do archiwum państwowego (zał. Nr 6), które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, bezpośredni jego zwierzchnik oraz kierow-nik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do Archiwum Państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli Archiwum Państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem. Archiwum Państwowe może zażądać dodatkowych środków ewidencji dla specyficznej dokumentacji (np. geodezyjno - kartograficznej) lub sporządzenia spisów na nośnikach elektro-nicznych. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych da Archiwum Pań-stwowego pokrywa w całości jednostka organizacyjna przekazująca akta.
XIII. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę
§ 35. Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę
Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności
wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę
(zał. Nr 4) do czasu uzyskania akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej i zgody właściwe-go rzeczowo Archiwum Państwowego.
§ 36. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. Nr 5) wraz ze spisem dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę , komisja przedkłada kierownikowi jednostki orga-nizacyjnej a następnie przesyła do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na wybra-kowanie przedmiotowych akt. Do przesyłanego do akceptacji przez Archiwum Państwowe pro-tokołu i spisu akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie należy dołączyć odrębny spis akt kat. arch. „BE”, o którym mowa w rozdziale XI § 32 ust. 3 niniejszej instrukcji
§ 37. Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu zgody z Archiwum
Państwowego i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych lub ich zniszczeniu dokonuje odpowiedniej adnotacji o tym fakcie w kolumnie 8 (Data zniszczenia lub przekazania do archi-wum ) danego spisu zdawczo - odbiorczego.
XIV. Nadzór nad archiwum
§ 38. Prawo do kontroli archiwum
Prawo do kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do prze-prowadzania kontroli w szczególności Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
i pracownicy właściwego rzeczowego Archiwum Państwowego oraz osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej.
§ 39. Kontrola wewnętrzna
Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna mająca
na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją
oraz sprawdzenie prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.
§ 40. Protokół z kontroli
Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kon-trolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i kierownik jednostki organizacyjnej.
XV. Postępowanie w przypadku utraty akt
W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania i Archiwum Państwowe.
XVI. Rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum
Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego - przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protoko-larnie.
XVII. Postępowanie z komputerowymi nośnikami informacji
§ 41. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (jednolity tekst z 2002 Dz. U.r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zmianami) oraz akty wykonawcze do niej odnoszą się do do-kumentacji oryginalnej, a więc takiej formy jaka wynika ze statutowej działalności jednostki organizacyjnej. Wszelkie reprodukcje dokumentacji traktowane są jako materiał wtórny, wytwo-rzony dla określonego celu. Jednostki organizacyjne w ramach swojej działalności statutowej tworzą dokumentację na papierze i to jest oryginał. Zapis na nośniku komputerowym jest mate-riałem wtórnym wytwarzanym w celu usprawnienia działalności jednostki. Ochronie przewi-dzianej w przepisach archiwalnych podlega dokumentacja oryginalna. Użyty termin „dokumen-tacja” wyraźnie stanowi, iż jest to zapis na papierze.
§ 42. Ze względu na ochronę dokumentacji w formie oryginalnej czyli na nośniku papierowym niedopuszczalne jest jej niszczenie i pozostawienie zapisu tylko na nośniku komputerowym. Do-puszcza się przechowywanie informacji księgowych tylko na nośniku komputerowym pod wa-runkiem przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst Dz.U. z 2002r Nr 76, poz. 694), rozdział 8 - ochrona danych (artykuły 71- 76).
§ 43. Użytkownicy systemów pracujących w sieci lokalnej jednostki organizacyjnej ze względu na bezpieczeństwo wprowadzanych danych powinni każdorazowo po wprowadzeniu większej ilości danych - nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu - wykonać kopie swojego systemu.
§ 44. Administrator sieci raz w tygodniu dokonuje kontroli poprawności skopiowanych syste-mów oraz składuje je na taśmie strimera. Taśmy strimera przechowuje się w odpowiednio za-bezpieczonej szafie (przy większej ilości danych wskazana jest szafa pancerna lub sejf), w tem-peraturze od 10oC do 30 oC, z dala od źródeł elektromagnetycznych, źródeł ciepła, w suchym miejscu zabezpieczonym od kurzu.
§ 45. Taśmy układa się w kolejności chronologicznej składowanych kopii na strimerze
§ 46. Taśmy strimera udostępnia się w celu ponownego wprowadzania danych do sieci po ewentualnej awarii serwera sieciowego.
§ 47. Za odpowiednie zabezpieczenie, przechowywanie i udostępnianie taśm strimera odpowie-dzialny jest administrator sieci.
§ 48. Dane (informacje) zapisane na taśmie strimera, których okres przydatności praktycznej upłynął można skasować. Decyzję o skasowaniu danych podejmuje Burmistrz Czerska na pi-semny wniosek administratora sieci oraz kierownika komórki organizacyjnej, która jest głów-nym użytkownikiem danego systemu. W pracach związanych z wydzieleniem danych do kaso-wania należy kierować kryterium ich praktycznej przydatności w pracy poszczególnych komó-rek organizacyjnych oraz kategoriami archiwalnymi zawartymi w rzeczowym wykazie akt.
XVIII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji komórki
organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Czersku
§ 49. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej akta spraw zamkniętych przekazuje się do archiwum zakładowego.
§ 50. Sprawy w toku prowadzi komórka, która przejęła kompetencje.
§ 51. Na wypadek likwidacji Urzędu:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego Archiwum Państwowego. Dokumen-tację młodszą niż sprzed 25 lat może, o ile istnieją realne potrzeby w tym zakresie, prze-jąć czasowo sukcesor,
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się sukcesorowi w całości, a w razie jego braku - właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej.
Osoba odpowiedzialna - Joanna Blumowska - Hatta (pokój nr 41)
tel. (0-52) 395-4859
INSTRUKCJA
W SPRAWIE ORGANIZACJI
I ZAKRESU DZIAŁANIA
ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
URZĘDU MIEJSKIEGO
W CZERSKU
I. Ustalenia wstępne
§ 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego aktowego w Urzę-dzie Miejskim w Czersku oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnym i doku-mentacją niearchiwalną powstającą w związku z działalnością Urzędu Miejskiego i dokumenta-cją nadsyłaną do Urzędu Miejskiego w Czersku, a w szczególności tryb postępowania z ak-tami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania, udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania .
§ 2. Podstawy prawne działania archiwum zakładowego stanowią:
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst jednolity Dz. U. z 2002 Nr 171, poz. 1396 z późn. zmianami);
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywa-nia materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375);
3) Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz.U. Nr 41, poz.217);
4) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694);
5) Ustawa z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5 , poz. 24 z późniejszymi zmianami ) ;
6) Ustawa z dnia 29 września 1996 r. o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926);
7) Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198)
§ 3. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
§ 4. Kontrolę nad postępowaniem z dokumentacją przechowywaną w archiwum zakładowym sprawuje sekretarz Urzędu Miejskiego w Czersku.
II. Przedmiot instrukcji
§ 5. Przez użyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się:
1) jednostka organizacyjna - Urząd Miejski w Czersku;
2) komórka organizacyjna - wydział organizacyjno-prawny Urzędu Miejskiego;
3) akta - wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księ-gowa, statystyczna, i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym;
4) kierownika archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć pracownika któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie;
5) archiwum - należy przez to rozumieć archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Czer-sku;
6) Archiwum Państwowe -Archiwum Państwowe w Bydgoszczy ul. Dworcowa 65;
7) jednolity rzeczowy wykaz akt -jednolity rzeczowy wykaz wprowadzony rozporządze-niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancela-ryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112 poz. 1319 z późn. zmianami )
8) instrukcję kancelaryjną- instrukcję kancelaryjną wydaną wyżej wymienionym przepi-sem.
III. Podział dokumentacji
Dokumentacja powstająca (nadsyłana i składana) w toku działalności jednostki organiza-cyjnej z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
§ 6. Materiały archiwalne
Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, doku-mentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, na-grania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarza-nia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne sta-nowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.
§ 7. Dokumentacja inna, niż wymieniona w § 6. to dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania.
§ 8. Oznaczenie kategorii dokumentacji
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
1) symbolem „A” oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne;
2) symbolem „B” oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu prze-chowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez doku-mentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla ce-lów kontrolnych;
b) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przeka-zywana na makulaturę;
c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację , która po upływie obowiązującego okre-su przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znacze-nie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem doku-mentacji za materiały archiwalne.
3) W szczególnie uzasadnionych wypadkach Archiwum Państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ppkt. 2), lit. a), uznając je za materiały archi-walne.
4) Materiały archiwalne („A”) przechowuje się w archiwum przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego.
5) Dokumentację niearchiwalną archiwum przechowuje przez okres ustalony dla tej do-kumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
IV. Organizacja archiwum
Archiwum stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Wydziału Organizacyjno - Prawnego Urzędu Miejskiego w Czersku
V. Lokal archiwum i jego wyposażenie
§ 9. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum
Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym wymogom:
1) pomieszczenia archiwum zakładowego winny mieścić się w zasadzie na parterze lub I piętrze;
2) lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami
szkodliwymi wpływającymi na stan akt, jak i na stan zdrowia pracownika w nim
zatrudnionego;
3) okna archiwum winny być zakratowane (kratami rozsuwanymi umożliwiającymi
ich otwarcie i ewakuację zasobu archiwalnego w przypadku zagrożenia);
4) drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne
zamki i urządzenie do zakładania plomby plastelinowej;
5) instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki powinny
być w kloszach. Punkty oświetleniowe muszą być usytuowane w przejściach między
regałami;
6) lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego,
przede wszystkim w gaśnice proszkowe;
7) archiwum powinno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności powie-
trza;
8) w magazynie nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych;
9) podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn powinny być przystoso-
wane do łatwego utrzymania czystości;
10) pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i higrometr
dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza
w magazynie powinna mieścić się w granicach od 16oC do 18oC, natomiast
wilgotność w granicach 55 - 65 %;
11) magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały metalowe,
szafę na środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno
- biurowe;
12) regały należy ustawiać prostopadle do okien, a w przypadku innego ustawienia,
okna należy zasłonić lnianymi zasłonami, chroniącymi akta przed zbytnim nasło- necznieniem. Odstępy między regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm.
Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą.
Odległość pomiędzy dokumentacją ustawioną na górnej półce a sufitem po-
winna wynosić co najmniej 15 cm. Regały należy ponumerować cyframi rzym-
skimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi;
13) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmio-
tów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
VI. Zakres działania archiwum
Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (akta kat. arch. „A”) i dokumentację niear-chiwalną (akta kat. arch. „B”), o których mowa w rozdz. III.
§ 10. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpo-wiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz w uzasadnionych przypadkach porządkowanie dokumentacji,
3) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5) przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum
Państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,
6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz
przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim
uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego.
VII. Personel archiwum
§ 11. Odpowiedzialność
Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.
§ 12. Przygotowanie zawodowe
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać co najmniej średnie wykształ-cenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych (kurs archiwalny), odpowiednio udokumentowane.
§ 13. Obowiązki
Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy:
1) prowadzenie prac wymienionych w rozdziale VI;
2) znajomość struktury organizacyjnej własnej jednostki organizacyjnej oraz instrukcji kan-celaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i za-kresu działania archiwum zakładowego.
VIII. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum
§ 14. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych (wydziałach), na samodziel-nych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym. W komórkach organizacyjnych przecho-wuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego -przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
Po roku od daty ostatecznego załatwienia sprawy dokumentacja z komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy jest przekazywana do archiwum zakładowego. Sposób przeka-zywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.
§ 15. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:
1. kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym;
2. przejęcia akt powinny odbywać się w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, sporządzonego przez komórkę zdającą odrębnie dla przekazywanych akt kat. arch. „A” i kat. arch. „B”. Spisy zd.-odb. akt kat arch. „A” spo-rządza się w 4 egzemplarzach, a kat. arch. „B” w 3 egzemplarzach, z czego 2 pozostają w archiwum zakładowym, 3-ci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca akta, a 4 egzem-plarz spisów akt kat. arch. „A” przekazuje się raz w roku do Archiwum Państwowego.” (wzór: załącznik nr 1 -Pu-A-30). Na wszystkich spisach zdawczo - odbiorczych umiesz-cza się datę przejęcia akt do archiwum zakładowego, podpis osoby przekazującej akta oraz podpis archiwisty zakładowego, który akta do archiwum przyjął.
Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opraco-wuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek.
IX. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum
§ 16. Przechowywanie akt
1) Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami
oznaczonymi cyframi arabskimi.
2) W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
układa się według komórek organizacyjnych, bądź według kolejnych numerów spisów zdawczo - odbiorczych. Materiały archiwalne (kat. „A”) układa się na osobnym regale (półce).
§ 17. Spisy zdawczo- odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo- odbiorczych w kolej-ności wpływu i nadaje się im numery bieżące , przez cały okres działania danej jednostki organi-zacyjnej ( np. ostatni spis zdawczo- odbiorczy zarejestrowany w 2002 r. ma numer 45, pierwszy zarejestrowany w 2003 r. numer 46).
§ 18. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe nadaje przyjmowanym teczkom sygnatury archiwalne. Sygnatura archiwalna składa się z dwóch elementów np. 46/2, gdzie 46 oznacza nu-mer spisu zdawczo - odbiorczego z wykazu spisów zdawczo- odbiorczych, a 2 numer danej teczki w tym spisie zdawczo- odbiorczym.
§ 19. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe może odmówić przejęcia dokumentacji z komórek organizacyjnych w następujących przypadkach:
1) jeżeli stwierdza , że akta nie zostały uporządkowane i opisane zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,
2) gdy stwierdza, że w spisach zdawczo - odbiorczych są błędy lub niedokładności.
§ 20. O zaistniałej sytuacji pracownik archiwum zakładowego zawiadamia swojego bezpośred-niego przełożonego.
§ 21. Środki ewidencyjne
Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1) spisy zdawczo - odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organiza-cyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych, drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla po-szczególnych komórek organizacyjnych, a trzeci egz. spisów kat. archiwalnej „A” prze-syła się raz w roku do Archiwum Państwowego (wzór załącznik Nr 1 - druk Pu-A-30),
2) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych służący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo - odbiorczych (wzór załącznik Nr 2 - druk Pu-A-31),
3) karty udostępniania akt (wzór załącznik Nr 3 - druk Pu-A-32),
4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
5) spisy zdawczo - odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Pań-stwowego (załącznik Nr 6),
6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchi-walnej przeznaczonej na makulaturę (wzór załączniki Nr 4 i 5 - druki Pu-A-33-a i Pu-A-34).
X. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum
§ 22.Udostępnianie akt
Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo - badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
§ 23. Udostępnianie akt dla celów służbowych
Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wy-pełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalen-darzowego i przechowywać przez okres dwóch lat od chwili zwrotu wypożyczonych akt.
§ 24. Udostępnianie akt dla celów naukowo - badawczych i innych
Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach okre-ślonych w odrębnych przepisach. Udostępnianie akt dla innych podmiotów niż pracownicy Urzędu odbywa się wyłącznie za zgodą kierownika jednostki.
§ 25. Miejsce udostępniania i korzystania z akt
Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby
odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartono-wą zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt.
§ 26. Odpowiedzialność za udostępnione akta
Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im
akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
§ 27. Odbiór udostępnionych akt
Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na
karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta.
§ 28. Wypożyczanie akt poza lokal archiwum
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta
mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.
§ 29. Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:
1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje również wypoży-czający i jego bezpośredni zwierzchnik.
2) Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce za-gubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce,
3) kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności służbowej lub karnej.
XI. Wydzielanie dokumentacji
§ 30. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe do-konuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:
1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. „A”), podlegającej przekazaniu do Archiwum Państwowego,
2) wydzielenie dokumentacji niearchialnej na makulaturę,
3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” przeznaczonej do ekspertyzy.
§ 31. Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację
O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przeło-żonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt.
Skład komisji ustala kierownik jednostki organizacyjnej. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organi-zacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakła-dowe.
§32. Zadania komisji
Do zadań komisji należy:
1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania,
2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której czasokres przecho-wywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach,
3) sporządzanie spisów akt kat. arch. „BE”, których okres przechowywania już minął.
§ 33. Zmiana kwalifikacji akt przez komisję
Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. „A”), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat. „B”) do kat. „A” w porozumieniu z wła-ściwym Archiwum Państwowym oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchi-walnej (wydłużyć lub skrócić o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami).
XII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum
Państwowego
Archiwum zakładowe, po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym, może przekazać własne mate-riały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.
§ 34. Sposób przekazywania
Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale XII, przekazuje się do Archiwum Państwowego na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych materiałów archiwalnych przekazy-wanych do archiwum państwowego (zał. Nr 6), które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, bezpośredni jego zwierzchnik oraz kierow-nik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do Archiwum Państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli Archiwum Państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem. Archiwum Państwowe może zażądać dodatkowych środków ewidencji dla specyficznej dokumentacji (np. geodezyjno - kartograficznej) lub sporządzenia spisów na nośnikach elektro-nicznych. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych da Archiwum Pań-stwowego pokrywa w całości jednostka organizacyjna przekazująca akta.
XIII. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę
§ 35. Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę
Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności
wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę
(zał. Nr 4) do czasu uzyskania akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej i zgody właściwe-go rzeczowo Archiwum Państwowego.
§ 36. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. Nr 5) wraz ze spisem dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę , komisja przedkłada kierownikowi jednostki orga-nizacyjnej a następnie przesyła do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na wybra-kowanie przedmiotowych akt. Do przesyłanego do akceptacji przez Archiwum Państwowe pro-tokołu i spisu akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie należy dołączyć odrębny spis akt kat. arch. „BE”, o którym mowa w rozdziale XI § 32 ust. 3 niniejszej instrukcji
§ 37. Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po otrzymaniu zgody z Archiwum
Państwowego i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych lub ich zniszczeniu dokonuje odpowiedniej adnotacji o tym fakcie w kolumnie 8 (Data zniszczenia lub przekazania do archi-wum ) danego spisu zdawczo - odbiorczego.
XIV. Nadzór nad archiwum
§ 38. Prawo do kontroli archiwum
Prawo do kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do prze-prowadzania kontroli w szczególności Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
i pracownicy właściwego rzeczowego Archiwum Państwowego oraz osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej.
§ 39. Kontrola wewnętrzna
Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna mająca
na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją
oraz sprawdzenie prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.
§ 40. Protokół z kontroli
Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kon-trolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i kierownik jednostki organizacyjnej.
XV. Postępowanie w przypadku utraty akt
W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania i Archiwum Państwowe.
XVI. Rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum
Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego - przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protoko-larnie.
XVII. Postępowanie z komputerowymi nośnikami informacji
§ 41. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (jednolity tekst z 2002 Dz. U.r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zmianami) oraz akty wykonawcze do niej odnoszą się do do-kumentacji oryginalnej, a więc takiej formy jaka wynika ze statutowej działalności jednostki organizacyjnej. Wszelkie reprodukcje dokumentacji traktowane są jako materiał wtórny, wytwo-rzony dla określonego celu. Jednostki organizacyjne w ramach swojej działalności statutowej tworzą dokumentację na papierze i to jest oryginał. Zapis na nośniku komputerowym jest mate-riałem wtórnym wytwarzanym w celu usprawnienia działalności jednostki. Ochronie przewi-dzianej w przepisach archiwalnych podlega dokumentacja oryginalna. Użyty termin „dokumen-tacja” wyraźnie stanowi, iż jest to zapis na papierze.
§ 42. Ze względu na ochronę dokumentacji w formie oryginalnej czyli na nośniku papierowym niedopuszczalne jest jej niszczenie i pozostawienie zapisu tylko na nośniku komputerowym. Do-puszcza się przechowywanie informacji księgowych tylko na nośniku komputerowym pod wa-runkiem przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jednolity tekst Dz.U. z 2002r Nr 76, poz. 694), rozdział 8 - ochrona danych (artykuły 71- 76).
§ 43. Użytkownicy systemów pracujących w sieci lokalnej jednostki organizacyjnej ze względu na bezpieczeństwo wprowadzanych danych powinni każdorazowo po wprowadzeniu większej ilości danych - nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu - wykonać kopie swojego systemu.
§ 44. Administrator sieci raz w tygodniu dokonuje kontroli poprawności skopiowanych syste-mów oraz składuje je na taśmie strimera. Taśmy strimera przechowuje się w odpowiednio za-bezpieczonej szafie (przy większej ilości danych wskazana jest szafa pancerna lub sejf), w tem-peraturze od 10oC do 30 oC, z dala od źródeł elektromagnetycznych, źródeł ciepła, w suchym miejscu zabezpieczonym od kurzu.
§ 45. Taśmy układa się w kolejności chronologicznej składowanych kopii na strimerze
§ 46. Taśmy strimera udostępnia się w celu ponownego wprowadzania danych do sieci po ewentualnej awarii serwera sieciowego.
§ 47. Za odpowiednie zabezpieczenie, przechowywanie i udostępnianie taśm strimera odpowie-dzialny jest administrator sieci.
§ 48. Dane (informacje) zapisane na taśmie strimera, których okres przydatności praktycznej upłynął można skasować. Decyzję o skasowaniu danych podejmuje Burmistrz Czerska na pi-semny wniosek administratora sieci oraz kierownika komórki organizacyjnej, która jest głów-nym użytkownikiem danego systemu. W pracach związanych z wydzieleniem danych do kaso-wania należy kierować kryterium ich praktycznej przydatności w pracy poszczególnych komó-rek organizacyjnych oraz kategoriami archiwalnymi zawartymi w rzeczowym wykazie akt.
XVIII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji komórki
organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Czersku
§ 49. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej akta spraw zamkniętych przekazuje się do archiwum zakładowego.
§ 50. Sprawy w toku prowadzi komórka, która przejęła kompetencje.
§ 51. Na wypadek likwidacji Urzędu:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego Archiwum Państwowego. Dokumen-tację młodszą niż sprzed 25 lat może, o ile istnieją realne potrzeby w tym zakresie, prze-jąć czasowo sukcesor,
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się sukcesorowi w całości, a w razie jego braku - właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej.