Gmina Czersk

Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego należy:

  1. bieżąca kontrola prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych,
    w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw,
    właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
  2. przejmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji:
    a) spraw zakończonych, z poszczególnych komórek organizacyjnych,
    b) niearchiwalnej, po jednostkach organizacyjnych Gminy, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór była Gmina,
    c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
    d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych,
  3. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  4. prowadzenie skontrum dokumentacji,
  5. porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
  6. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
  7. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy      w komórce organizacyjnej,
  8. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
  9. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
  10. przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
  11. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.